Das vierte Quartal ist die Zeit, in der im Fuhrpark eine Entscheidung für das kommende Jahr fallen sollte: Wird der Privatanteil am Firmenauto pauschal angesetzt oder über ein Fahrtenbuch nachgewiesen? Die Antwort fällt in Österreich und Deutschland unterschiedlich aus, hat aber in beiden Ländern eine Gemeinsamkeit: Wer sich für den Nachweis entscheidet, muss ab dem 1. Jänner beziehungsweise 1. Januar aufzeichnen. Später einsteigen geht nicht.
Warum die Entscheidung in den Herbst gehört
Pauschale und Fahrtenbuch sind zwei Wege zum selben Ziel: den Vorteil zu bewerten, den Mitarbeitende daraus haben, dass sie ein Firmenfahrzeug privat nutzen dürfen. Die Pauschale ist bequem, aber blind gegenüber der tatsächlichen Nutzung. Das Fahrtenbuch ist genauer und oft günstiger, verlangt dafür aber vollständige Aufzeichnungen.
Beide Länder knüpfen den Nachweis an einen Jahreszeitraum. In Deutschland ist die Methode für jedes Kalenderjahr einheitlich festzulegen, in Österreich wird der Privatanteil im Jahresdurchschnitt beurteilt. In beiden Fällen hilft es nicht, im März zu merken, dass ein Fahrtenbuch sinnvoll gewesen wäre. Deshalb ist der Herbst der richtige Zeitpunkt, die Zahlen pro Fahrzeug einmal gegeneinander zu rechnen.
Österreich (AT): der Sachbezug und die 500-Kilometer-Grenze
In Österreich gibt es keine Wahl zwischen zwei Methoden im deutschen Sinn. Hier gilt zunächst der volle Sachbezug, und ein Fahrtenbuch ist das Mittel, um ihn zu reduzieren. Die Werte stehen in der Sachbezugswerteverordnung:
| Fahrzeug | Sachbezug pro Monat | Maximalbetrag |
|---|---|---|
| Pkw über dem CO2-Grenzwert | 2 % der Anschaffungskosten | 960 Euro |
| Pkw innerhalb des CO2-Grenzwerts | 1,5 % der Anschaffungskosten | 720 Euro |
| Elektroauto (0 g CO2/km), bis 2026 | 0 % | – |
| Elektroauto, 2027 | 0,375 % der Anschaffungskosten | 180 Euro |
| Elektroauto, ab 2028 | 0,625 % der Anschaffungskosten | 300 Euro |
Der CO2-Grenzwert richtet sich nach dem Jahr der Erstzulassung und liegt für Fahrzeuge mit Erstzulassung ab 2025 bei 126 g/km, gemessen als kombinierter WLTP-Wert laut Typenschein. Hält ein Fahrzeug den Grenzwert seines Zulassungsjahres ein, bleibt es auch in den Folgejahren bei 1,5 Prozent.
Halber Sachbezug: was nachzuweisen ist
Beträgt die privat gefahrene Strecke nachweislich nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat, ist nur der halbe Sachbezugswert anzusetzen. Zu diesen Privatkilometern zählen auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Schwankungen zwischen den einzelnen Lohnzahlungszeiträumen sind dabei unbeachtlich, beurteilt wird das Jahr. In Zahlen heißt das 1 Prozent statt 2 Prozent, höchstens 480 Euro, beziehungsweise 0,75 Prozent statt 1,5 Prozent, höchstens 360 Euro.
Darunter gibt es noch eine dritte Stufe: Liegt der Wert pro privat gefahrenem Kilometer mehr als 50 Prozent unter dem halben Sachbezug, kann je Kilometer abgerechnet werden – mit 0,67 Euro beziehungsweise 0,50 Euro pro Privatkilometer ohne Chauffeur. Diese Variante setzt ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch voraus. Der Nachweis der Privatkilometer erfolgt in der Regel ebenfalls über ein Fahrtenbuch.
Praktisch bedeutet das: Die 6.000 Privatkilometer im Jahr sind eine Grenze, die man nur kennt, wenn man mitzählt. Wer erst im Dezember nachrechnet, hat keine Grundlage für den halben Sachbezug. Wie die Zuordnung sauber funktioniert, haben wir in Privatfahrt, Arbeitsweg oder Dienstfahrt beschrieben.
Deutschland (DE): 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuchmethode
In Deutschland ist die Wahl ausdrücklich vorgesehen. Grundsätzlich wird der geldwerte Vorteil pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises pro Monat bewertet – es sei denn, das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten wird durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen. Dann zählen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs und der daraus errechnete Privatanteil.
Kein Wechsel mitten im Jahr
Der Bundesfinanzhof hat das 2014 klar entschieden: Die Fahrtenbuchmethode greift nur, wenn das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum geführt wird, in dem das Fahrzeug genutzt wird. Ein unterjähriger Wechsel bei demselben Fahrzeug ist unzulässig. Begründung: Nur so lässt sich der Privatanteil an der Gesamtfahrleistung zusammen mit den gesamten Fahrzeugkosten belegen; die Fixkosten ließen sich sonst kaum sinnvoll aufteilen. Wer also für 2027 die Fahrtenbuchmethode will, startet am 1. Januar – oder wartet bis zum nächsten Fahrzeugwechsel.
Was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch enthalten muss
Die Anforderungen sind durch die Rechtsprechung eng gezogen. Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und je Fahrt enthalten:
- Datum der Fahrt
- Fahrtziel mit Anfangs- und Endpunkt
- den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner, ersatzweise den Gegenstand der dienstlichen Verrichtung
- den Gesamtkilometerstand am Ende jeder Fahrt
Reine Ortsangaben genügen nur, wenn sich der Kunde daraus zweifelsfrei ergibt oder sein Name mit einfachen Mitteln ermittelbar ist. Nachträglich erstellte Auflistungen ersetzen fehlende Angaben im Fahrtenbuch nicht. Zusätzlich sind die gesamten Fahrzeugaufwendungen durch Belege nachzuweisen – also Leasing oder Abschreibung, Versicherung, Treibstoff oder Ladestrom, Service, Reifen.
Elektronisches Fahrtenbuch: Unveränderbarkeit ist die Hürde
Für digitale Lösungen gilt dieselbe geschlossene Form. Der Bundesfinanzhof hat 2024 bestätigt: Eine per Programm erzeugte Datei genügt nur, wenn nachträgliche Änderungen an früher eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei dokumentiert und offengelegt werden. Muss die Finanzverwaltung erst weitere Listen anfordern oder einen Systemadministrator befragen, um das zu prüfen, ist die Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode. Beim Auswählen einer Lösung ist das die entscheidende Frage – nicht der Bedienkomfort.
Elektro-Dienstwagen verschieben die Rechnung
Bei Elektrofahrzeugen ist die Pauschalmethode gesetzlich begünstigt, und die Bruttolistenpreisgrenze für diese besondere Förderung wurde von 70.000 auf 100.000 Euro angehoben. Damit wird die Pauschale für viele E-Dienstwagen attraktiver, und ein Fahrtenbuch lohnt sich dort seltener. Bei Verbrennern mit hohem Dienstreiseanteil ist es umgekehrt. Genau deshalb ist die Entscheidung eine Rechnung pro Fahrzeug, keine Richtlinie für den ganzen Fuhrpark.
Checkliste bis 31. Dezember
- Privatanteil je Fahrzeug schätzen. Welche Fahrzeuge werden überwiegend dienstlich bewegt? Dort lohnt der Nachweis am ehesten.
- Gesamtkosten zusammenstellen (DE). Ohne belegte Fahrzeugkosten funktioniert die Fahrtenbuchmethode nicht.
- Privatkilometer hochrechnen (AT). Liegen Fahrzeuge in der Nähe von 6.000 Privatkilometern im Jahr, ist der halbe Sachbezug ein Thema.
- Aufzeichnung ab dem 1. Jänner/Januar sicherstellen. Technik, Zugänge und Fahrerzuordnung müssen vorher stehen.
- Fahrende informieren. Wer kategorisiert, wer prüft, bis wann? Am besten in der Car Policy festhalten.
- Steuerberatung einbeziehen. Die Methodenwahl hat Folgen für die Lohnverrechnung.
Wie ein digitales Fahrtenbuch die Entscheidung einfacher macht
Der Grund, warum viele Fuhrparks bei der Pauschale bleiben, ist nicht die Steuer, sondern der Aufwand. Genau dort setzt ein digitales Fahrtenbuch an: Fahrten werden automatisch erfasst, statt am Monatsende rekonstruiert.
AutoLogg im Fuhrpark
- Automatische Aufzeichnung ab Tag eins – mit AutoLogg Connected ohne Hardware, direkt über die Fahrzeugdaten von mehr als 20 Marken, alternativ über den OBD-Dongle.
- KI-Adresserkennung und AutoLogg IQ – häufig besuchte Orte werden erkannt, Rückfahrten automatisch zugeordnet und wiederkehrende Fahrten vorkategorisiert.
- Fahrerzuordnung im Pool – wechselnde Fahrer melden sich am Fahrzeug an, der Buchungskalender hält fest, wer wann unterwegs war.
- Export für Lohnverrechnung und Steuerberatung – ein Dashboard, ein Export, nachvollziehbar je Fahrzeug und Fahrer.
AutoLogg ist seit 2017 am Markt und hat über 28 Millionen Fahrten aufgezeichnet. Für Fuhrparks mit mehreren Fahrzeugen führt der Weg über das Fuhrparkmanagement, für steuerliche Fragen rund um den Sachbezug bei mehreren Firmenautos lohnt der Blick in Poolfahrzeuge und mehrere Firmenautos. Was sich in Österreich ab 2027 beim Sachbezug für E-Firmenautos ändert, steht in einem eigenen Beitrag.
Ab 1. Jänner lückenlos aufzeichnen, ohne Zettel und ohne Nachtragen.
Jetzt startenHäufige Fragen
Kann ich in Deutschland mitten im Jahr von der 1-Prozent-Regelung zum Fahrtenbuch wechseln?
Nein. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs greift die Fahrtenbuchmethode nur, wenn das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum geführt wird. Ein unterjähriger Wechsel bei demselben Fahrzeug ist unzulässig. Möglich ist der Wechsel zum Jahreswechsel oder bei einem Fahrzeugwechsel.
Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch in Deutschland enthalten?
Je Fahrt Datum, Fahrtziel mit Anfangs- und Endpunkt, den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner beziehungsweise den Gegenstand der dienstlichen Verrichtung sowie den Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt. Geführt werden muss es zeitnah und in geschlossener Form, zusätzlich sind die Fahrzeugkosten durch Belege nachzuweisen.
Wie viele Privatkilometer sind in Österreich für den halben Sachbezug erlaubt?
Nicht mehr als 500 Kilometer pro Monat, also 6.000 Kilometer im Jahr, einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Beurteilt wird das Jahr, Schwankungen zwischen den Lohnzahlungszeiträumen sind unbeachtlich. Der Nachweis erfolgt in der Regel über ein Fahrtenbuch.
Was ändert sich in Österreich 2027 beim Sachbezug für Elektroautos?
Für Fahrzeuge mit einem CO2-Emissionswert von 0 g/km beträgt der Sachbezug im Jahr 2027 0,375 Prozent der Anschaffungskosten, höchstens 180 Euro monatlich, und ab 2028 0,625 Prozent, höchstens 300 Euro monatlich. Bis einschließlich 2026 bleibt es bei 0 Prozent.
Gilt ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß?
Ja, wenn es die geschlossene Form erfüllt. Der Bundesfinanzhof verlangt, dass nachträgliche Änderungen an früher eingegebenen Daten technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei dokumentiert und offengelegt werden – und zwar prüfbar, ohne dass die Finanzverwaltung zusätzliche Listen anfordern oder einen Administrator befragen muss.
Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Beurteilung des Einzelfalls ist die Steuerberatung zuständig.