Ein Fahrtenbuch zu führen ist die eine Hälfte der Arbeit. Die andere beginnt am Jahresende: Aufzeichnungen, Belege und Fahrzeugunterlagen müssen Jahre später noch vorgelegt werden können – lesbar, vollständig und nachvollziehbar. Wer zum Jahreswechsel aufräumt, sollte deshalb genau wissen, welche Fristen in Österreich und Deutschland gelten und was beim digitalen Archivieren erlaubt ist.
Warum die Aufbewahrung über das laufende Jahr hinaus entscheidet
Eine Betriebsprüfung sieht selten nur das letzte Jahr an. Sie greift auf Zeiträume zurück, die längst abgeschlossen sind – und prüft dann genau jene Aufzeichnungen, mit denen damals eine steuerliche Begünstigung begründet wurde: die Fahrtenbuchmethode beim Dienstwagen, der halbe Sachbezug, die betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs.
Fehlt der Nachweis zu diesem Zeitpunkt, hilft die beste Aufzeichnung von damals nicht mehr. Die Folge ist in der Regel keine Diskussion über Details, sondern der Wegfall der günstigeren Methode für den gesamten Zeitraum. Deshalb gehören Fahrtenbuch und Fuhrparkunterlagen in ein Archiv, das die gesetzliche Frist überdauert – und nicht auf einen Laptop, der in zwei Jahren getauscht wird.
Österreich: sieben Jahre, gerechnet ab Jahresende
Österreich
In Österreich sind Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Eintragung vorgenommen wurde oder auf das sich der Beleg bezieht. Das Unternehmensserviceportal nennt dazu ein Beispiel: Eine Rechnung vom 3. Jänner 2017 ist bis 31. Dezember 2024 aufzubewahren, ab 1. Jänner 2025 dürfen die Unterlagen des Jahres 2017 weg (USP.gv.at, Aufbewahrungspflicht, auf Basis der §§ 131 und 132 BAO).
Übertragen auf den Jahreswechsel 2026/2027 heißt das: Unterlagen aus dem Jahr 2019 sind bis 31. Dezember 2026 zu behalten und erst danach entbehrlich – vorausgesetzt, es gibt keinen Grund für eine längere Aufbewahrung.
Und diese Gründe gibt es:
- Bei Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken verlängert sich die Frist auf zwölf, in bestimmten Fällen auf 22 Jahre.
- Solange ein Verfahren anhängig ist – abgabenbehördlich oder gerichtlich –, sind die betroffenen Unterlagen über die Frist hinaus aufzubewahren.
Was das für das Fahrtenbuch bedeutet
Das Fahrtenbuch ist in Österreich vor allem dann ein Nachweisinstrument, wenn ein geringerer Sachbezug angesetzt wird. Der halbe Sachbezugswert setzt voraus, dass das Firmenauto nachweislich im Jahresdurchschnitt höchstens 500 km pro Monat beziehungsweise 6.000 km pro Jahr privat genutzt wird – Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählen dabei als Privatfahrten. Für den sogenannten Mini-Sachbezug bei sehr seltener Privatnutzung ist laut WKO (Stand 01.01.2026) ein lückenloses Fahrtenbuch erforderlich; Reiseberichte genügen dafür nicht.
Genau dieses Fahrtenbuch muss also auch Jahre später noch lückenlos vorliegen. Wie Fahrten dabei korrekt eingeordnet werden, haben wir in Privatfahrt, Arbeitsweg oder Dienstfahrt aufgeschlüsselt; zu den Sätzen und Grenzen beim Kilometergeld gibt es einen eigenen Beitrag für Österreich.
Deutschland: zehn, acht oder sechs Jahre – je nach Unterlage
Deutschland
In Deutschland staffelt § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung die Fristen nach Art der Unterlage:
Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt beziehungsweise der Beleg entstanden ist. Zum Jahreswechsel 2026/2027 bedeutet das für die 8-Jahres-Gruppe: Buchungsbelege aus 2018 sind bis 31. Dezember 2026 zu behalten (Quelle: § 147 AO).
Wichtige Ausnahme: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Wer also eine offene Prüfung, einen Einspruch oder ein laufendes Verfahren hat, entsorgt in diesem Zeitraum nichts – auch nicht das Fahrtenbuch.
Wie das Fahrtenbuch selbst einzuordnen ist, hängt vom Einzelfall ab: Es kann als Aufzeichnung oder als sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlage gelten. Praktisch sicher fährt man, wenn es so lange verfügbar bleibt, wie die Steuerfestsetzung des betreffenden Jahres noch geändert werden kann. Ob für das kommende Jahr überhaupt ein Fahrtenbuch geführt wird oder die pauschale Methode gewählt wird, lässt sich nicht beliebig nachträglich drehen – dazu haben wir die Entscheidung in Fahrtenbuch oder Pauschale für 2027 gegenübergestellt.
Digital archivieren: was erlaubt ist und was nicht
Beide Länder lassen die elektronische Aufbewahrung ausdrücklich zu – sie knüpfen sie aber an Bedingungen.
| Österreich | Deutschland | |
|---|---|---|
| Grundsatz | Aufbewahrung auf Datenträgern zulässig; Unterlagen, die elektronisch geführt werden, sind elektronisch aufzubewahren und bei einer Prüfung verfügbar zu machen | Wiedergabe auf Bild- oder anderen Datenträgern zulässig, wenn sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO) |
| Anforderung an die Kopie | vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu – und zwar über die gesamte Dauer der Frist; liegen Aufzeichnungen nur auf Datenträgern vor, entfällt die Urschriftgetreue | bildliche Übereinstimmung mit Originalbelegen und -briefen, inhaltliche Übereinstimmung bei den übrigen Unterlagen |
| Lesbarkeit | Wiedergabe muss jederzeit möglich bleiben | Daten müssen während der gesamten Frist verfügbar, zeitnah lesbar und maschinell auswertbar sein |
Für Deutschland konkretisieren die GoBD, wie das in der Praxis aussieht (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003):
- Papier darf weg – nach dem Scannen. Papierbelege werden bildlich erfasst, danach wird nur mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet; die Originale dürfen anschließend vernichtet werden, soweit sie nicht im Original aufzubewahren sind (Rz. 130, 139, 140).
- Eine Signatur ist nicht nötig. Für Besteuerungszwecke verlangen die GoBD weder elektronische Signatur noch Zeitstempel beim Scannen (Rz. 138).
- Das Verfahren muss dokumentiert sein. Wer erfasst, wann, mit welcher Qualitätskontrolle – das gehört in eine Organisationsanweisung beziehungsweise Verfahrensdokumentation (Rz. 34, 136).
- Ein Ordner auf dem Server genügt nicht. Unveränderbarkeit lässt sich technisch, softwareseitig oder organisatorisch sicherstellen; ein reines Dateisystem reicht regelmäßig nicht aus (Rz. 110).
- Zeitnah erfassen. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen (Rz. 47, 50).
Das Fahrtenbuch muss in geschlossener Form bleiben
Der zweite Punkt wird beim Archivieren gern übersehen: Es reicht nicht, dass die Aufzeichnung noch da ist – sie muss auch noch glaubwürdig sein. Der Bundesfinanzhof hat dazu 2024 klargestellt, dass ein Fahrtenbuch in geschlossener Form zu führen ist. Eine mit einem Computerprogramm erzeugte Datei genügt nur, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Müssen dafür erst zusätzliche Listen angefordert oder der Systemadministrator befragt werden, ist die Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode (BFH, Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23).
Genau hier trennt sich ein digitales Fahrtenbuch von einer Tabelle. AutoLogg zeichnet jede Fahrt automatisch auf, speichert sie revisionssicher und protokolliert jede Änderung mit Zeitstempel – ein nachträglicher Eingriff bleibt also sichtbar, ohne dass jemand im Hintergrund nachsehen muss. Das Fahrtenbuch lässt sich im Web-Portal jederzeit für einen gewünschten Zeitraum als PDF exportieren, zusätzlich stehen Excel- und CSV-Export zur Verfügung. Details dazu stehen auf der Seite Finanzamtkonformität und in der Funktionsübersicht.
Checkliste für den Jahreswechsel im Fuhrpark
- Fristen abgleichen. Welche Jahre dürfen weg? In Österreich fallen Unterlagen aus 2019 nach dem 31. Dezember 2026 aus der Siebenjahresfrist, in Deutschland Buchungsbelege aus 2018 aus der Achtjahresfrist.
- Offene Verfahren prüfen. Läuft eine Prüfung, ein Einspruch oder ein Verfahren, bleibt alles, was damit zusammenhängt, im Archiv.
- Fahrtenbuch 2026 abschließen. Lücken jetzt klären, solange die Fahrten noch nachvollziehbar sind – nicht im Frühjahr rekonstruieren.
- Jahresarchiv anlegen. Ein Export je Fahrzeug und Jahr, abgelegt dort, wo auch in acht Jahren noch jemand hineinsieht.
- Methode für 2027 festlegen. Fahrtenbuch oder Pauschale – die Entscheidung gehört vor den Jahresbeginn.
- Fahrzeugunterlagen einsammeln. Zulassung, Versicherung, Serviceunterlagen gehören in die digitale Fahrzeugakte statt in einen Ordner im Besprechungsraum; Termine und Fristen übernimmt der Erinnerungs-Manager.
Für Flottenverantwortliche: Je mehr Fahrzeuge und Fahrer im Spiel sind, desto eher entsteht die Lücke nicht beim Archivieren, sondern beim Erfassen. Wie sich das bei mehreren Nutzern pro Fahrzeug organisieren lässt, steht in unserem Beitrag zu Poolfahrzeugen und auf der Seite Für Flotten.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich ein Fahrtenbuch in Österreich aufbewahren?
Für Bücher, Aufzeichnungen und Belege gilt in Österreich grundsätzlich eine Frist von sieben Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, zu dem die Aufzeichnung gehört. Bei Unterlagen rund um Grundstücke verlängert sich die Frist auf zwölf, in bestimmten Fällen auf 22 Jahre, und solange ein abgabenbehördliches oder gerichtliches Verfahren anhängig ist, bleibt alles Betroffene aufzubewahren.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten in Deutschland?
§ 147 Abs. 3 AO unterscheidet drei Gruppen: zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Organisationsunterlagen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die übrigen Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und verlängert sich, solange die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuer noch nicht abgelaufen ist.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
In Deutschland ja: Nach den GoBD werden Papierbelege bildlich erfasst, anschließend wird nur mit dem elektronischen Dokument weitergearbeitet, und die Originale dürfen vernichtet werden, soweit sie nicht im Original aufzubewahren sind. Voraussetzung ist eine dokumentierte Vorgehensweise, etwa in Form einer Organisationsanweisung. Eine elektronische Signatur ist für Besteuerungszwecke nicht erforderlich.
Genügt ein Fahrtenbuch als Excel-Tabelle?
Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs muss ein Fahrtenbuch in geschlossener Form geführt werden. Eine am Computer erzeugte Datei erfüllt das nur, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Eine frei überschreibbare Tabelle erfüllt diese Anforderung nicht.
Reicht es, das digitale Fahrtenbuch als PDF zu archivieren?
Ein Export ist sinnvoll, ersetzt aber nicht die Anforderungen an die Aufbewahrung selbst. In Österreich sind elektronisch geführte Aufzeichnungen elektronisch aufzubewahren und bei einer Prüfung verfügbar zu machen; in Deutschland müssen die Daten über die gesamte Frist verfügbar, zeitnah lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein PDF allein ist nicht maschinell auswertbar – deshalb gehören die Daten im System und ein Export fürs Jahresarchiv zusammen.
Ein Fahrtenbuch, das sich selbst führt, revisionssicher speichert und jede Änderung protokolliert – damit der Nachweis auch in sieben Jahren noch steht.
Jetzt startenDieser Beitrag gibt den Stand November 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Einordnung im Einzelfall – insbesondere zur Frist, die für das Fahrtenbuch selbst gilt – ist die steuerliche Vertretung die richtige Adresse.