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Anforderungen an ein Fahrtenbuch:

Mrz 1, 2018 | Wissenswertes

Diese Daten muss ein Fahrtenbuch enthalten!

Wer ein Fahrtenbuch führt weiß, dass es viel Zeit und Mühe kostet alle Fahrten korrekt zu dokumentieren. Möchte man die Anerkennung eines Fahrtenbuches sicherstellen, sollten bestimmte Anforderungen zwingend erfüllt werden. Prinzipiell gibt es keine gesetzliche Definition der Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Basierend auf gefestigter Rechtsprechung lassen sich jedoch einige Punkte festhalten:

1. Ein Fahrtenbuch sollte zeitnah geführt werden

Eintragungen in ein Fahrtenbuch sollten grundsätzlich so zeitnah wie möglich vorgenommen werden. Bei großem zeitlichen Abstand besteht die Gefahr, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird. Wird eine Eintragung/Zuordnung im  Fahrtenbuch noch am selben Tag vorgenommen, kann man beispielsweise von einer zeitnahen Führung ausgehen. In der Regel gilt die 7-Tage Frist. Dass heißt, das Bearbeiten/Zuordnen nach einer Fahrt sollte innerhalb von 7 Tagen erfolgen. 

2. Ein Fahrtenbuch soll gebunden oder in sich geschlossen sein

Eine in sich geschlossene Form bedeutet, dass die Eintragungen geordnet im fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang erfolgen. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest nachvollziehbar dargestellt werden. Eine lose Zettelsammlung gilt als nicht ordnungsgemäß und wird von den Finanzbehörden aberkannt.

Tipp: Ein Fahrtenbuch im Excel-Format wird nicht anerkannt, da es nicht in sich geschlossen und eine nachträgliche Manipulation möglich ist.

Außerdem muss jede Fahrt einzeln aufgezeichnet werden und eine lückenlose Erfassung aller Fahrten soll gewährleistet sein. 

3. Ein Fahrtenbuch muss Angaben zu jeder Fahrt enthalten

Es gibt zwischen Österreich und Deutschland ein paar Unterschiede bei den Angaben, die ein Fahrtenbuch zwingend enthalten muss:

Anforderungen an ein Fahrtenbuch Österreich
  • Art der Fahrt: Dienstfahrt oder Privatfahrt
  • Datum
  • Ausgangs- und Zielpunkt
  • bei Dienstfahrten: Zweck der Fahrt und aufgesuchter Geschäftspartner
  • bei Privatfahrten: Kilometerangabe genügt
  • Kilometerstand
  • Gefahrene Kilometer (nicht gerundet)
  • Reiseroute im Fall von Umwegen
Anforderungen an ein Fahrtenbuch Deutschland
  • Art der Fahrt: Dienstfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg
  • Datum
  • Ausgangs- und Zielpunkt
  • bei Dienstfahrten: Zweck der Fahrt und aufgesuchter Geschäftspartner/ konkreter Gegenstand (wie behördliche Einrichtung, Baustelle etc.)
  • bei Privatfahrten genügt die Kilometerangabe
  • bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch
  • Kilometerstand
  • Gefahrene Kilometer (nicht gerundet)
  • Reiseroute im Fall von Umwegen