Poolfahrzeuge und mehrere Firmenautos: Sachbezug und Fahrtenbuch in Österreich und Deutschland

Fuhrpark & Steuern

Poolfahrzeuge sind im Fuhrpark praktisch: Mehrere Mitarbeitende teilen sich wenige Autos, die Auslastung steigt. Steuerlich wird es aber schnell unübersichtlich. Wer darf privat fahren, wie wird der Vorteil aufgeteilt, und was passiert, wenn eine Person gleich zwei Fahrzeuge nutzen kann? Eine aktuelle Entscheidung des österreichischen Verwaltungsgerichtshofs zeigt, wie teuer fehlende Aufzeichnungen werden können.

Was ist ein Poolfahrzeug?

Ein Poolfahrzeug ist nicht einer bestimmten Person fest zugeordnet, sondern steht einer Gruppe von Mitarbeitenden zur Verfügung, etwa für Kundentermine, Baustellenfahrten oder Dienstreisen. Steuerlich entscheidend ist dabei weniger das Fahrzeug selbst als die Frage, ob und für wen eine Privatnutzung möglich ist. Denn davon hängt ab, ob ein Sachbezug (AT) bzw. geldwerter Vorteil (DE) entsteht und wie hoch er ausfällt.

ATÖsterreich: Sachbezug bei Poolfahrzeugen

Die Grundregel

Kann ein Mitarbeitender ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug auch privat nutzen (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte), ist laut Bundesministerium für Finanzen ein Sachbezug von 2 % der Anschaffungskosten (inkl. Umsatzsteuer), maximal 960 Euro pro Monat, anzusetzen. Für Fahrzeuge unter dem CO₂-Grenzwert sind es 1,5 %, maximal 720 Euro. Der Grenzwert liegt für 2025 und 2026 bei 126 g/km. Für Fahrzeuge mit einem CO₂-Ausstoß von null, also etwa Elektroautos, wird kein Sachbezug angesetzt.

Werden nachweislich im Monatsdurchschnitt nicht mehr als 500 km privat gefahren, ist der halbe Sachbezug anzusetzen. Den Nachweis liefert in der Praxis ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch.

Fahrzeugpool: Durchschnittswert statt Einzelfahrzeug

Wechseln Mitarbeitende zwischen mehreren Fahrzeugen eines Pools, ist nach Angaben der Österreichischen Gesundheitskasse und der WKO der Durchschnittswert der Anschaffungskosten aller Fahrzeuge und der Durchschnitt der jeweils anzuwendenden Prozentsätze heranzuziehen. Laut ÖGK sollen dabei nur Fahrzeuge einbezogen werden, die vom betroffenen Personenkreis im Wesentlichen gleich genutzt werden.

Teilen sich mehrere Mitarbeitende ein Fahrzeug im Rahmen einer Fahrgemeinschaft, wird der einmal ermittelte Sachbezugswert laut ÖGK nach dem Ausmaß der tatsächlichen Nutzung auf die Beteiligten aufgeteilt.

Aktuell: VwGH zu zwei Fahrzeugen mit Wechselkennzeichen

Der Verwaltungsgerichtshof hat mit Entscheidung vom 13. Mai 2026 (Ra 2025/13/0045) einen Fall entschieden, in dem einem Gesellschafter-Geschäftsführer zwei PKW mit Wechselkennzeichen zur Privatnutzung zur Verfügung standen. Aufzeichnungen über die Nutzung, etwa ein Fahrtenbuch, lagen nicht vor. Das Ergebnis: Werden einer Person zwei PKW exklusiv zur Privatnutzung überlassen, ist für jedes Fahrzeug ein eigener Sachbezug anzusetzen. Das Wechselkennzeichen macht aus zwei persönlich zugeordneten Fahrzeugen keinen Pool mit Durchschnittswert.

Die ÖGK hält ebenfalls fest: Kann ein Mitarbeitender mehrere Kraftfahrzeuge unentgeltlich privat nutzen, ist für jedes Fahrzeug ein Sachbezug anzusetzen, die Höchstbeträge gelten entsprechend mehrfach.

DEDeutschland: Nutzungswert bei Fahrzeugpools

1-%-Regelung im Pool: Aufteilung nach Nutzungsberechtigten

Das BMF-Schreiben vom 3. März 2022 zur Überlassung betrieblicher Kraftfahrzeuge an Arbeitnehmer regelt den Fahrzeugpool ausdrücklich: Der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten wird mit 1 % der Listenpreise aller Fahrzeuge des Pools ermittelt und die Summe durch die Zahl der Nutzungsberechtigten geteilt. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt grundsätzlich dieselbe Logik mit 0,03 % der Listenpreise aller Fahrzeuge; der so ermittelte Wert wird beim einzelnen Arbeitnehmer mit seinen Entfernungskilometern multipliziert.

Mehrere Fahrzeuge für eine Person

Stehen einem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere betriebliche Fahrzeuge zur Verfügung, ist laut BMF für jedes Fahrzeug der pauschale Nutzungswert von monatlich 1 % des Listenpreises anzusetzen.

Fahrtenbuchmethode: Belege und Fahrtenbuch je Fahrzeug

Statt der Pauschale kann der tatsächliche Privatanteil angesetzt werden. Voraussetzung nach § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG: Die gesamten Fahrzeugkosten werden durch Belege und das Verhältnis der Privatfahrten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen. Der Bundesfinanzhof hat 2022 klargestellt, dass geschätzte statt belegte Kosten (im Fall: Treibstoff) die Fahrtenbuchmethode ausschließen (BFH, VI R 44/20).

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist laut BMF anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Wichtig für die Planung: Ein unterjähriger Wechsel zwischen 1-%-Regelung und Fahrtenbuchmethode ist für dasselbe Fahrzeug nicht zulässig.

Private Nutzung ausgeschlossen?

Ist die Privatnutzung untersagt, ist nach dem BMF-Schreiben kein pauschaler Nutzungswert anzusetzen, wenn das Nutzungsverbot durch entsprechende Unterlagen nachgewiesen wird, etwa durch eine arbeitsvertragliche Regelung.

Warum Poolfahrzeuge ein digitales Fahrtenbuch brauchen

Bei einem persönlich zugeordneten Dienstwagen ist klar, wer gefahren ist. Im Pool ist genau das die Schwachstelle: Schlüssel werden weitergegeben, Fahrten nachträglich aus dem Gedächtnis eingetragen, Kilometerstände passen nicht zusammen. Ob halber Sachbezug, Fahrtenbuchmethode oder der Nachweis, dass ein Fahrzeug nur betrieblich genutzt wurde: Alles steht und fällt mit nachvollziehbaren Aufzeichnungen je Fahrzeug und Fahrer.

So unterstützt AutoLogg im Fahrzeugpool

• Automatische Erfassung: Mit AutoLogg Connected werden Fahrten bei über 20 Fahrzeugmarken ohne zusätzliche Hardware aufgezeichnet; für andere Fahrzeuge steht die OBD-Dongle-Variante zur Verfügung. Beide lassen sich in einem Fuhrpark kombinieren.
• Fahrerzuordnung und Poolverwaltung: Jede Fahrt wird dem richtigen Fahrzeug und der richtigen Person zugeordnet, auch wenn täglich gewechselt wird.
• Buchungskalender: Mitarbeitende reservieren Poolfahrzeuge vorab, Fuhrparkverantwortliche sehen die Auslastung auf einen Blick.
• AutoLogg IQ: erkennt wiederkehrende Muster und Rückfahrten und erleichtert so die Einordnung von Fahrten.
• Nachvollziehbar und exportierbar: Änderungen werden protokolliert, Auswertungen stehen als PDF und CSV bereit, etwa für die Lohnverrechnung oder die Steuerberatung.
• Erinnerungs-Manager: Service, Pickerl bzw. TÜV und Versicherung behalten Sie für den ganzen Pool im Blick.

Mehr zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch lesen Sie in unserem AT & DE Guide zum elektronischen Fahrtenbuch. Wie sich Fahrtenbuch und Pauschalregelung rechnerisch unterscheiden, zeigt der Beitrag Dienstwagen: Steuern sparen mit Fahrtenbuch.

Checkliste für Fuhrparkverantwortliche

• Car Policy prüfen: Ist die Privatnutzung von Poolfahrzeugen erlaubt, eingeschränkt oder untersagt, und ist das schriftlich festgehalten?
• Pool sauber abgrenzen: Welche Fahrzeuge gehören dazu, und welche sind faktisch einer Person zugeordnet?
• Personen mit Zugriff auf mehrere Fahrzeuge identifizieren, etwa Geschäftsführung oder Außendienst.
• Für jedes Fahrzeug lückenlose Aufzeichnungen sicherstellen, inklusive Fahrerzuordnung.
• In Deutschland die Methode je Fahrzeug vor Jahresbeginn festlegen und alle Kostenbelege aufbewahren.
• Einzelfälle mit der Steuerberatung abstimmen.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Stand: September 2026.