Jeder der ein Fahrtenbuch führen muss, weiß wie viel Zeit es kostet alle Fahrten, Kilometerstände, Adressen etc. zu dokumentieren. Die mögliche Steuererspanis ist für die meisten Hauptgrund für die Verwendung eines Fahrtenbuchs – denn damit kann man richtig viel Geld sparen. Besonders lohnt es sich, wenn der Listenpreis des Fahrzeuges sehr hoch ist oder der Firmenwagen mehr geschäftlich als privat genutzt wird (> Eine Beispielrechnung). Neben dem händischen Eintragen wird die Dokumentation mit Hilfe elektronischer Lösungen immer beliebter.
Datenerfassung per Hand
Das klassische Fahrtenbuch ist nach wie vor prominent. Die Kilometerstände werden bei dieser Methode vom Tacho abgeschrieben, die gefahrenen Kilometer einzeln erfasst und Adressen ermittelt. Aus diesem Grund ist das händische Führen eines Fahrtenbuches weitaus zeitaufwendiger als beispielsweise mit digitalen Lösungen, bei denen relevante Daten automatisch erfasst werden. Vor allem leserlich sollte das analoge Fahrtenbuch sein. Das kann bei nötigen Korrekturen schnell unübersichtlich werden. Bei Unlesbarkeit wird es vom Finanzamt nicht anerkannt. Einzige Fehlerquelle bei dieser Methode ist der Fahrer/Fahrtenbuchschreiber.
Wichtig: Fahrtenbücher per Excel sind nicht erlaubt. Grund hierfür ist, dass Aufzeichnungen jederzeit nachträglich geändert und so manipuliert werden können. Eine nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen kann nicht gewährleistet werden.
Neben dem analogen Fahrtenbuch gibt es mittlerweile eine Reihe von Alternativen, die vor allem eines sollen, das Fahrtenbuch führen vereinfachen.
Datenerfassung per App
Mit einem Fahrtenbuch per App kann die Arbeit bereits erheblich erleichtert werden. Die meisten Anbieter ermöglichen anhand einer Erfassung der GPS-Daten ein automatisches Ausfüllen der Adressen am Ausgangs- und Zielort einer Fahrt. Die erhobenen Daten können nicht wirklich gefälscht werden, was einen großen Vorteil für die Glaubhaftigkeit gegenüber den Finanzbehörden bietet.
Nachteil dieser Methode ist, dass zum einen das Smartphone immer mitgeführt werden muss und zum anderen das Tracking per GPS die Akku-Laufzeit des Handys stark verkürzt.
Datenerfassung mit Hardware
Ein elektronisches Fahrtenbuch mit Hardware ermöglicht die Fahrtenerfassung mit Hilfe der gesendeten Daten direkt aus dem Fahrzeug. In den meisten Fällen kann die Box einfach selbst angesteckt werden, und zwar an die OBD-Schnittstelle des PKW. Die befindet sich bei den meisten Fahrzeugen zwischen Lenkrad und Pedalen. Vorteil dieser Methode ist, dass alle Fahrten direkt über die Box erfasst werden, wodurch auch ein Mitführen des Smartphones nicht unbedingt notwendig ist. Wenn die Hardware mit einem integrierten GPS-Modul ausgestattet ist, können auch die genauen Adressen vorausgefüllt werden. Alle Fahrten können später in der App oder im Web bearbeitet werden. Hotspots sorgen für ein noch einfacheres Führen. Befindet man sich an einem zuvor bestimmten Hotspot, wird dieser automatisch ausgefüllt. Elektronische Fahrtenbücher in Kombination mit GPS werden auch von den Behörden anerkannt, sofern damit alle erforderlichen Daten (genau wie bei einem analogen Fahrtenbuch) vom Fahrer eingetragen werden. Zwar sind die digitalen Fahrtenbuchschreiber teurer als das handschriftlich geführte Fahrtenbuch aber rentieren sich schnell – allein wenn man die Arbeitszeitersparnis berechnet.
So funktioniert das elektronische Fahrtenbuch – Die OBD mit GPS Lösung
Haben Nutzer die Hardware im Fahrzeug angesteckt werden alle relevanten Fahrtdaten automatisch erfasst. Die Box wird an die OBD-Schnittstelle des PKW angesteckt. Bei den meisten elektronischen Fahrtenbüchern kann das selbst vorgenommen werden und ist in wenigen Minuten erledigt.
Die OBD Schnittstelle: Wo sich die Schnittstelle befindet ist herstellerseitig verschieden. Im Internet findet man schnell die jeweilige Position – bei den meisten Fahrzeugen im Übrigen zwischen Lenkrad und Pedalen.
Ein integriertes GPS-Modul ermöglicht die Lokalisierung des Fahrzeuges und so auch ein automatisches Ausfüllen der Ankunfts- und Ziel-Adressen im Fahrtenbuch. Die Datenübertragung erfolgt über das Mobilfunknetz, und zwar dank einem in der Hardware integrierten SIM-Chip. Ein europaweites Roaming ist bei den meisten Lösungen üblicherweise inkludiert.
Um ein sicheres Aufzeichnen des Fahrtenbuches zu gewährleisten ist im Hintergrund eine verlässliche Infrastruktur notwendig. Von der Hardware im Fahrzeug werden die Fahrtdaten verschlüsselt, über das Handynetz, an ein Rechenzentrum übertragen. Hier werden die Daten eines jeden Kundenkontos interpretiert, verifiziert und über die Apps und Web-Portale verfügbar gemacht. Jeder Kunde kann dann von seinem Device und somit Kunden-Account auf seine individuellen Daten zugreifen und in den Apps bequem verwalten.
Wichtig zu wissen: Ein elektronisches Fahrtenbuch stellt ein zeitsparendes Instrument zur ordnungsgemäßen Führung eines Fahrtenbuches dar. Dass dies auch gemacht wird, liegt in der Verantwortlichkeit des Fahrtenbuchschreibers. Deshalb wird geraten, sich über die Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch zu informieren. In der Regel gilt: Um eine Finanzamt-Konformität zu erreichen sollten alle Angaben die auch bei einem analogen Fahrtenbuch von Nöten sind ergänzt werden und eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen.
Mit dem elektronischen Fahrtenbuch ist das Schreiben per Hand Geschichte
Die digitalen Lösungen sollen vor allem eines – Zeit sparen. Dank weitgehender Automatisierung ist eine Zeitaufwandersparnis von bis zu 80 Prozent möglich. Datum, Zeit, Kilometerstände zu Beginn und Ende einer Fahrt sowie gefahrene Kilometer und Orte werden automatisch dokumentiert und vorausgefüllt. Lediglich die Zuordnung muss noch vorgenommen und der Zweck sowie Geschäftspartner hinzugefügt werden. Dank der einfachen Benutzerführung der digitalen Fahrtenbücher ist auch ein Bearbeiten der Fahrten sehr einfach.
Finanzamtkonform
Grundsätzlich ist festgelegt, dass ein elektronisches Fahrtenbuch als ordnungsgemäß geführt gilt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse ziehen lassen wie aus einem analogen Fahrtenbuch. Mit den elektronischen Lösungen wird Kunden ein Instrument für eine ordnungsgemäße Führung zur Verfügung gestellt mit dem Sie alle nötigen Angaben dokumentieren und ein nach Vorschrift geführtes Fahrtenbuch erstellen können. Finanzämter behalten sich in der Regel das Recht vor selbst und individuell zu entscheiden ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, weshalb Garantien seriöser Weise nicht gegeben werden.